Structure

Orchestre Symphonique Divertimento

Intitulé de poste

Secrétaire administratif et comptable (H/F) – CDD 3 mois évolutif – Divertimento

Prise de fonction

01/10/2018

Description de la structure

Fondé en 1998, par Zahia Ziouani, chef d’orchestre, l’Orchestre Symphonique Divertimento est un ensemble symphonique composé de 70 musiciens professionnels. Il est ancré dans la vie culturelle de la région Ile-de-France et sur le plan national. Il est présent chaque année au coeur des grandes salles nationales (la Philharmonie de Paris, la salle Pleyel, le Grand Théâtre de Provence, le Théâtre de Nîmes, la salle Gaveau, la Basilique de Saint-Denis, la Cité du Cinéma, l’Olympia, le Palais des Congrès de Nantes, le Cratère d’Alès, l’Avant-Seine de Colombes…) et de nombreux festivals (Marseille Provence 2013, Folle Journée de Nantes, Flâneries de Reims, Fête de l’Humanité, Festival Radio Classique, Festival Classique au Vert, Festival de Musiques Sacrées de Paris…), son projet artistique remet l’orchestre au coeur des régions dont la vitalité culturelle lui assure un large rayonnement et des relais dynamiques. Fort de son engagement en faveur de l’accès à la musique symphonique pour tous, il développe de grands projets artistiques et pédagogiques et part chaque année à la conquête de nouveaux publics et de nouveaux territoires. Il propose des concerts originaux alliant excellence artistique, originalité, innovation et éclectisme autour du répertoire symphonique, de la musique d’aujourd’hui, des musiques traditionnelles et populaires, des musiques de films et du jazz. Chaque année, que ce soit au travers de concerts, d’actions de sensibilisation déployées dans le cadre d’Invento ou de l’Académie Divertimento, ils vont à la rencontre de près de 50 000 spectateurs sur le plan national. Il est un véritable générateur de projets artistiques et culturels dans lesquels : transmission, lien social, ouverture à la jeunesse, innovation, outils numériques, les enseignants et les éducateurs sociaux, le placent comme l’un des premiers ambassadeurs oeuvrant en faveur de l’accès à la culture pour tous !

Missions

Sous l’autorité de la directrice artistique et musicale et en interface avec l’équipe administrative

(production, communication, mécénat, développement, actions culturelles), il/elle assurera les

opérations courantes de gestion administrative et comptable de l’orchestre. Il/elle interviendra sur les

aspects organisationnels (accueil téléphonique, traitement du courrier, commande des fournitures,

enregistrement des données comptables, établissement et suivi de la facturation, relances, suivi des

subventions publiques et privés, suivi des adhésions et du bénévolat), mais aussi sur les aspects

budgétaires et à la mise en place de la politique des ressources humaines. Il/Elle participera à la vie

générale de l’orchestre.

Secrétariat et organisation
  • Effectue les opérations classiques de secrétariat : ouverture et affectation du courrier et des e-mails, rédaction de courrier et e-mails, photocopie, archivage, filtrage des appels

    téléphoniques, mise à jour des bases de données, des fichiers…

  • Assure la circulation de l’information entre la direction, l’équipe administrative, diffuse les

    comptes-rendus, classe et archive les documents

  • Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction

    avec les instances décisionnelles et organismes externes (partenaires publics et privés,

    collectivités…)

  • Coordonne le planning de la directrice musicale
  • Enregistre l’activité de l’orchestre dans l’agenda général (rendez-vous de la directrice

    musicale, concerts, répétitions, action culturelle)

  • Assure le planning des réunions de travail, les prépare et les organise (convocations,

    préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants…)

  • Réalise et centralise les comptes-rendus des réunions
  • Organise les réunions du CA et des AG (suivi des convocations, conception des contenus du

    rapport de l’assemblée générale et du rapport d’activités (en relation directe avec les

    membres de l’équipe)

  • Organise les déplacements, séminaires, réunions
  • Se charge des achats de fournitures et du matériel d’orchestre
  • Etablit, vérifie et assure le suivi des contrats (cession) et conventions (mécénat, publiques

    etc.)

  • Assure une veille concernant les appels à projets
  • Gère les litiges et s’occupe de toutes les relances (fournisseurs, contrats…)
  • Assure le suivi des adhésions et missions de bénévolat
Ressources humaines
  • Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats...
  • Suivi du tableau de bord des présences
  • Suivi des dossiers maladie et organisation des absences de l’équipe administrative
  • Suivi des entretiens annuels (élaboration des tableaux et les listes d'aptitude pour les avancements et les changements de grade)
  • Préparation des éléments variables mensuels pour la paie (heures supplémentaires, absence, déduction, prime ….)
  • Centralisation et saisie des éléments de gestion administrative du personnel dans le logiciel CIRIL (formation, visite médicale, permis ….)
Comptabilité
  • Suivi budgétaire de l’association avec reporting régulier auprès de l’équipe et la direction
  • Saisie des écritures et mouvements comptables
  • Établissement et suivi des devis et de la facturation générale
  • Préparation des règlements fournisseur
  • Surveillance des frais généraux et recouvrements de créances
  • Réalisation du suivi de trésorerie
  • Etablissement des états de rapprochement bancaire
  • Réalisation des opérations de recouvrement de créances
  • Réalisation des opérations de suivi des paiements
  • Suivi des relances client/fournisseur

Profil

- Excellente présentation et bonne élocution
- Grande adaptabilité et aisance relationnelle
- Grandes capacités rédactionnelles et organisationnelles
- Grande autonomie, sens des responsabilités, polyvalence et réactivité
- Rigueur, anticipation, organisation, gestion des priorités, respect de la hiérarchie, discrétion
- Goût pour le travail collaboratif, sens de l’effort
- Maitrise du Pack Office indispensable (Word, Excel, Power Point)

Expérience recherchée :
- Poste Senior
- Expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire dans un établissement artistique et culturel ou
dans un ensemble musical

Les plus :
- Connaissance du logiciel SpaieCTACLE et de la comptabilité privée
- Connaissances du réseau du spectacle vivant et de la musique classique
- Connaissances juridiques
- Permis B

Lieu de travail

Espace Paul Eluard, Place Marcel Pointet, 93240 Stains

Informations particulières

Poste 35h/semaine, CDD de 3 mois renouvelable // évolutif en CDI

Département

Seine-Saint-Denis (93)

Conditions financières

Salaire suivant expérience

Pour postuler

Curriculum vitae et lettre de motivation à l’attention de Zahia Ziouani, directrice musicale et cheffe d’orchestre à adresser par mail : recrutement@losd.fr // Merci de mentionner en objet de votre courriel : « Recrutement – Secrétaire administratif et comptable (H/F) »

Email

recrutement@losd.fr

Personne à contacter

Aurore Saby - Responsable développement // aurore.saby@losd.fr

Téléphone

Mise en ligne

30/08/2018