Structure

Des Equilibres

Intitulé de poste

Administrateur-rice chargé-e de production – Des Equilibres

Prise de fonction

01/12/2022

Description de la structure

L’ensemble Des Equilibres est un ensemble de musique de chambre à géométrie variable. C’est la violoniste Agnès Pyka qui donne l’impulsion en 2006 pour cette réunion de musiciens venus d’horizons différents mais avec la même volonté de faire converser des esthétiques et des formes d’art diverses. L’ensemble est resté fidèle à cette vocation de défricheur de nouveaux territoires sans pour autant abandonner la tradition : depuis l’époque classique jusqu’à la création contemporaine, l’ensemble a abordé toutes les formes de la musique de chambre mais toujours avec une prédilection pour les œuvres rares ou inédites.

L’ensemble Des Equilibres, c’est notamment :
- 35/40 concerts par an depuis 16 ans en France et à l’international
- Enregistrements d’albums salués par la presse nationale et internationale
- Une saison de concerts : Musiqu’en Cité(s) se déroulant dans la Région Sud
- Une résidence de longue durée à la Scène nationale de Marne-la-Vallée, La Ferme du Buisson
- Un projet d’actions pédagogiques Jeux de Cordes
- Des actions à destination des publics empêchés (maisons de retraite, foyers d’adultes handicapés...)

L’association Accords en Scène gère l’activité de l’ensemble Des Équilibres : diffusion, administration, production et communication.

L’équipe est constituée :
- d’une Directrice Artistique qui définit la ligne artistique et les différentes stratégies,
- d’un.e Administrateur(trice) et de Production, qui organise au jour le jour le travail de l’ensemble,
- d’une Chargée de Diffusion et de Communication, qui s’occupe de trouver des dates de concerts en France et à l’étranger.

La communication et la gestion des media sociaux sont externalisés. Accords en Scène s’assure en externe d’un service comptable par un cabinet comptable, qui effectue également les déclarations sociales et les fiches de payes.

La structuration de l’association et de l’ensemble est assurée notamment par :
- le bureau (Président, Régis Odeyé et Trésorier, Vincent Lowy) et le premier violon de l’ensemble et Directrice artistique, Agnès Pyka,
- l’appel au bénévolat notamment pour la gestion de Musique en Cité(s).

Missions

Sous l’autorité directe et en lien avec Agnès Pyka, directrice artistique de l’ensemble, les missions au poste de Chargée d’Administration et Production se déclinent ainsi :

Secrétariat et organisation
- Veille et traitement du courrier physique et électronique
- Suivi des besoins en affranchissement, envoi
- Traitement d’appels téléphoniques
- Prise de rendez-vous, organisation de réunions et gestion des convocations
- Rédaction et diffusion des comptes-rendus
- Coordination et gestion des plannings, en lien avec Agnès Pyka
- Accompagnement/représentation de l’artiste, mise en réseau (rendez-vous, rencontres, salons professionnels...)
- Mise en place et suivi de l’entretien hebdomadaire des bureaux de la structure
- Suivi du dépôt éventuel des œuvres
- Suivi des droits de l’artiste auprès des sociétés civiles (droits d’auteurs, droits d’interprètes) et de ses royalties
- Classement et archivage

Administration
Social :
- Etablissement des contrats d’engagements sur les projets (artistes, techniciens...)
- Suivi des paies (cabinet comptable), suivi des déclarations des charges sociales (cabinet comptable), notes de frais, notes de droits d’auteurs, médecine du travail, suivis des contrats d’assurance, demande d’autorisation pour des salariés étrangers, A1...
Facturation :
- Etablissement des factures et suivi des règlements
- Suivi de la trésorerie
- Suivi des contrats fournisseurs
Comptabilité :
- Suivi de la comptabilité avec le cabinet comptable
- Suivi de la comptabilité analytique pour le cabinet comptable
- Préparation et classement des pièces comptables

Production, montage de projets et recherche de financement
- Traduction en budgets prévisionnels des besoins de chaque projet de l’artiste
- Suivi des dépenses et recettes y afférents
- Élaboration avec Agnès Pyka des stratégies contractuelles : choix des débouchés, évaluation des coûts plateau, prix de cession « catalogue »
- Rétroplanning
- Recueil des informations contractuelles des partenaires
- Rédaction et suivi des contrats pour les dates de concert, les actions culturelles connexes, les résidences, l’enregistrement et les projets « disques » pour les musiciens
- Recherche de financements, conjointement avec Agnès Pyka
- Dossiers de demande de subventions (préparation, dépôt/saisie, demande de règlement, clôture), sous l’autorité d’Agnès Pyka
- Création de documents pour présenter les projets, et rechercher du mécénat, conjointement avec Agnès Pyka et la chargée de diffusion/communication.

Production, logistique et technique
- Evaluation des besoins avec Agnès Pyka, et les équipes artistiques et techniques en fonction des projets, en rapport avec les budgets prévisionnels
- Etude de faisabilité des projets, optimisation des coûts, rédaction des projets conjointement avec Agnès Pyka
- Elaboration de budgets prévisionnels
- Choix et réservations des moyens de transports, hébergement et restauration nécessaires après étude de la concurrence, discussion des devis avec Agnès Pyka dans le respect des budgets prévisionnels
- Etablissement et suivi de la logistique des projets avec Agnès Pyka
- Gestion des plannings de répétitions et concerts, conjointement avec Agnès Pyka et la chargée de diffusion/communication
- Etablissement et diffusion de la feuille de route
- Articulation avec les équipes techniques, d’accueil des lieux de diffusion
- Articulation avec les équipes des maisons de disques, distributeurs, conjointement avec Agnès Pyka
- Gestion des stocks et commandes, sous l’autorité d’Agnès Pyka
- Formalités administratives

Profil

Diplômes souhaités/exigés : Bac +4 dans les domaines suivants : Culture ; Événementiel ; Gestion de projets culturels ; Gestion de projets et expérience(s) significative(s) dans un poste similaire.

Compétences requises:
- Organisation et logistique propre à l'accueil d'artistes et mise en œuvre sur le terrain
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office)
- Maîtrise de la gestion administrative, comptable, financière et sociale d'une entreprise culturelle,gestion de budgets
- Grande aisance relationnelle, autonomie et dynamisme
- Réactivité, organisé et sachant s'adapter aux situations
- Bienveillance et travail en équipe
- Connaissance la musique classique

Lieu de travail

Paris

Informations particulières

Contrat à durée indéterminée – temps plein (35H hebdomadaire)

Département

Région Ile-de-France

Conditions financières

Rémunération selon expérience (en conformité avec la convention collective CCNEAC)

Pour postuler

CV + lettre de motivation

Email

diffusion@desequilibres.fr

Personne à contacter

Téléphone

Mise en ligne

28 octobre 2022